OAS Toronto Exhibitor Manual

Les 22, 23 et 24 mars 2024 | Montréal, Québec | Palais des congrès | Salles 210, 220A et 230

Bienvenue au Salon national de la femme de Montréal, et merci d’avoir choisi d’y participer. Veuillez prendre quelques instants pour lire le manuel de l’exposant qui vous fournira toute l’information nécessaire pour vous permettre de préparer et d’installer votre kiosque. Veuillez faire vos commandes dès que possible afin de nous offrir, et d’offrir à nos fournisseurs de service, suffisamment de temps pour vous fournir les meilleurs tarifs et les services qui soient.

Le bureau du salon sera installé au Palais des congrès dès le jeudi 21 mars 2024 dès 8 h, et la direction sera à votre disposition pendant toute la durée du salon.

Liens rapides

Informations générales

Emplacement du salon

Palais des congrès
Salles 210, 220A et 230
201, avenue Viger Ouest
Montréal (Québec) H2Z 1X7
Tél : 514 871-8122
Téléc. : 514 871-9389

 

Dates et heures du salon

Vendredi 22 mars 2024 | 10 h à 19 h
Samedi 23 mars 2024 | 10 h à 18 h
Dimanche 24 mars 2024  | 10 h à 16h

Dates et heures de montage 

Jeudi 21 mars 2024 | 8 h à 20 h

Dates et heures de démontage

Dimanche 24 mars 2024 | 16 h à 22 h

Produit par

National Event Management
Suite #102
260 Town Centre Blvd.,
Markham ON  L3R 8H8
Tél : 905 477-2677   ou    800 891-4859
Téléc. : 905 477-7872

Coordinatrice, services aux exposants

Paula Juarez Lahore
(905) 477-2677, poste 299 ou (514) -556-3243
paula@nationalevent.com

Aide mémoire

Veuillez imprimer une copie de l’aide-mémoire pour les exposants pour vous aider à planifier le salon. Veuillez prendre en note les dates limites de réservation afin de profiter des rabais disponibles en réservant tôt.

AIDE-MÉMOIRE

ACCRÉDITATIONS D’EXPOSANTS

Chaque exposant recevra 6 accréditations pour son personnel de kiosque. Les accréditations doivent être récupérées au bureau du salon lors de la journée de montage des kiosques. 

Les accréditations porteront uniquement le nom de votre entreprise et doivent être portées en tout temps pour accéder au salon.

Assurances

Assurances pour le kiosque/salon

L’exposant doit posséder sa propre « assurance responsabilité » couvrant un montant minimum de 1 million en dommages. Veuillez indiquer National Event Management comme « autre assuré ».

Assurances transport

La direction du salon n’est PAS responsable des dommages pouvant survenir lors du transport de votre matériel. Il est fortement suggéré de prendre une assurance transport lorsque vous organisez vos livraisons.

Responsabilité

L’exposant est entièrement responsable et s’engage à indemniser la direction du salon et à la dégager de toute responsabilité à l’égard de toute perte ou de tout dommage que ce soit survenant à une personne ou entreprise ou subis par celles-ci. Ceci comprend, sans restreindre la portée générale de ce qui précède, l’exposant, les autres exposants, la direction, les propriétaires de l’immeuble et leurs employés et agents respectifs, ainsi que les membres du public au salon, soit (a) sur ledit espace, soit (b) ailleurs. Ni l’établissement ni la direction du salon ne pourront être tenus responsables des dommages ou des pertes causées aux personnes, aux expositions ou aux décorations, par incendie, accident, vol ou toute autre cause dans les immeubles du salon.

Fournisseur d’assurance 

Si vous n’avez pas encore d’assurance pour le salon, vous pouvez contacter (en anglais seulement): 

Exhibitor Insurance
Téléphone : 905-695-2971
Sans frais : 1-866-836-9066
info@exhibitorinsurance.com 

Ils vous offrent un prix spécial pour le salon à 175 $ + taxes. Veuillez cliquer sur le lien suivant pour accéder à leur formulaire :  

ASSURANCE EXPOSANT EN LIGNE 

Ou, si vous préférez, vous pouvez également remplir le formulaire ci-dessous et l’envoyer à info@exhibitorinsurance.com. 

FORMULAIRE D’ASSURANCE EXPOSANT 

Audiovisuel

DATE LIMITE (TARIF AVANT SALON) : 8 mars  2024

Si vous avez besoin de louer des appareils audiovisuels pour votre kiosque, veuillez remplir le formulaire ci-dessous et le faire parvenir à :  

Solotech
Guillaume Lacroix
Téléc. : 418 683-5650
guillaume.lacroix@solotech.com

Il peut y avoir des frais supplémentaires pour les commandes reçues après la date limite tarif avant salon.

BON DE COMMANDE AUDIOVISUEL

Banque Alimentaire

Pour les exposants qui auront des produits en surplus après le salon et qui désirent faire un don, nous avons pris arrangement avec une banque alimentaire. Tous les produits laissés dans le camion frigorifique après la fermeture du salon seront donnés à la banque alimentaire. Si vous avez des produits non réfrigérés que vous aimeriez donner, veuillez aviser le personnel du salon.

Billets gratuits

Avant le salon, 10 billets d’entrée gratuits seront envoyés à l’adresse de livraison indiquée dans votre contrat. Ces laissez-passer peuvent être utilisés pour inviter vos clients ou vos invités spéciaux au salon. Ils ne doivent pas être distribués sur place, à moins que vous ne les laissiez au bureau d’accueil. Veuillez envoyer un courriel à votre représentant des ventes si vous souhaitez fournir une autre adresse postale pour les billets.

Nous vous enverrons également par courriel un code promo unique valable pour 10 entrées gratuites à partager avec les personnes que vous souhaitez inviter numériquement en tant qu’invités spéciaux.
Les laissez-passer physiques ne doivent pas être distribués sur place, à moins que vous ne les laissiez au bureau d’accueil pour qu’ils soient récupérés.

Coupons rabais

Avant le salon, nous vous enverrons par courrier électronique un coupon rabais afin que votre base de données de clients, d’amis et d’abonnées puissent acheter des billets à un tarif réduit. Ce coupon est un outil de marketing précieux qui vous donne une exposition supplémentaire et ainsi augmente votre visibilité et le trafic à votre kiosque. Il n’y a pas de limite au nombre de fois où vous pouvez le partager avec votre base de données et votre réseau de médias sociaux.

Nous aimerions également vous offrir un coupon électronique personnalisé incluant votre logo que vous pourrez envoyer par courriel à votre base de données et publier sur tous vos réseaux de médias sociaux afin de promouvoir votre présence au salon ! Veuillez remplir le formulaire ci-dessous et télécharger votre logo en haute résolution en format .jpeg, .eps ou .pdf. Les coupons personnalisés seront envoyés environ 2 à 3 semaines avant le salon.

FORMULAIRE COUPON PERSONNALISÉ

DATE LIMITE DE SOUMISSIONS : 22 février 2024.

Courtier en douanes

ConsultExpo Inc. a été mandaté courtier en douane officiel du Salon national de la femme, et sera heureux de vous aider à dédouaner votre matériel de présentation à des fins d’entrée au Canada. L’entreprise offre des services simples et conviviaux de soutien douanier pour les déplacements aller-retour. À noter : si vous expédiez du matériel par service de messagerie, vous devez tout de courrielmême faire dédouaner votre matériel; veuillez fournir votre numéro de suivi à ConsultExpo et remplir les formulaires que l’entreprise vous demande.

Suivez ce lien pour compléter et soumettre votre Formulaire pour la demande de soumission douanes ou téléchargez les formulaires et les envoyer par courriel à info@consultexpoinc.com ou par télécopieur : 888 629-9008. Pour des réponses immédiates vous pouvez clavarder en directe sur leur site web.

Pour une assistance personnalisée, veuillez contacter :
Jeff Labbé
Tél : 514 482-8886, poste 7
Mobile : (514) 709-0739
courriel: JeffL@consultexpoinc.com
www.consultexpoinc.com

FORMULAIRES DE DÉDOUANEMENT

Décorateur du salon (location de meubles et de kiosques)

DATE LIMITE (TARIF AVANT SALON) : 8 mars 2024

Un rideau de fond de 8 pi ainsi que 2 rideaux latéraux de 3 pi vous seront fournis. Si vous avez besoin de tables, chaises ou autres accessoires pour votre kiosque, vous pouvez les louer auprès du décorateur du salon ou apporter votre propre matériel. 

Couleurs du salon 

  • Rideaux : noir
  • Tapis d’allée : mauve

Un tapis/recouvrement de sol est obligatoire pour tous les exposants. Vous pouvez apporter votre propre recouvrement ou le commander chez notre fournisseur : GES.

Si vous apportez votre propre tapis, veuillez noter les règles concernant le Ruban adhésif pour le sol dans la section Règles et Règlements, plus bas.

Pour passer une commande auprès du décorateur du salon, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous :

COMMANDE EN LIGNE

Si vous accédez au site de commande GES pour la première fois, vous devez créer un compte avant de passer votre commande. Pour obtenir de l’aide avec le site de commande en ligne de GES, veuillez contacter leur Centre de services pour exposants au 1 800 636-8235. Pour toute autre question concernant les produits et services de GES, veuillez contacter

GES
Tél : 514 367-4848
serviceinfo@ges.com

COMMANDE EN LIGNE

Échantillons alimentaires

DATE LIMITE : 6 mars 2024

Si vous planifiez faire de l’échantillonnage de produits alimentaires (nourriture et/ou breuvages) dans votre kiosque, veuillez noter et respecter les règlements suivants : 

  • Les échantillons se limitent à 2 onces (liquide) ou 1 once (solide);
  • Les échantillons doivent être coupés et emballés au préalable selon les standards du MAPAQ;
  • L’emballage doit être à usage unique seulement;

Pour toute distribution d’échantillons, le formulaire ci-dessous doit être soumis au moins 3 semaines avant le salon. Veuillez lire les instructions dans le formulaire pour connaître des détails importants.    

FORMULAIRE ÉCHANTILLONS ALIMENTAIRES

Votre formulaire doit être soumis à info@capitaltraiteur.com par courriel ou en cliquant sur le bouton “Soumettre” au bas du formulaire.

Veuillez aussi soumettre une copie de votre formulaire par courriel à paula@nationalevent.com.

Échantillons D’alcool

Pour l’échantillonnage d’alcool, vous devez obtenir un permis de la RACJ. Ce permis est seulement valide pour l’échantillonnage et les échantillons sont limités à 2 oz. La vente de produits d’alcool est strictement interdite.

Pour obtenir un permis, veuillez suivre les étapes suivantes :

    1. Contactez Christine Barry au (905) 477-2677 ou (800) 891-4859, poste 227, ou à christine@nationalevent.com .
    2. Christine Barry vous fournira avec notre numéro de permis et des instructions à suivre. Vous aurez besoin de ce numéro avant de faire la demande de votre permis auprès de la RACJ.
    3. Une fois que vous avez obtenu votre permis, veuillez envoyer une copie à christine@nationalevent.com
    4. Apportez avec vous la copie originale au salon la journée de livraison.

L’échantillonnage des boissons alcoolisées est limité à la zone désignée sur le formulaire d’autorisation fourni par Capital Traiteur.

Vous pouvez accepter des commandes pour vos produits alcoolisés au salon, mais les consommateurs ne seront pas autorisés à partir avec leurs achats. Vous devriez prendre les dispositions nécessaires pour livrer le(s) produit(s) au consommateur.

Vos livraisons doivent arriver au salon le 21 mars 2024 (la date pour laquelle le permis est valide) et doivent être enlevés le 24 mars 2024 (la date d’expiration du permis).

Capital Traiteur peut annuler tout permis si les politiques ne sont pas respectées.

Électricité

DATE LIMITE (TARIF AVANT SALON) : 6 mars 2024

L’électricité n’est pas fournie dans votre kiosque. Si vous désirez obtenir une prise électrique dans votre kiosque, veuillez passer votre commande en ligne en cliquant sur le lien ci-dessous.

COMMANDE EN LIGNE 

Si vous ne connaissez pas votre numéro de kiosque, inscrivez TBD. Pour la surface du kiosque, vous pouvez mettre 0.

Ensemble d’accessoires de kiosque

DATE LIMITE : 23 février 2024

Un forfait d’accessoires tout inclus pour votre kiosque est offert. Ce forfait comprend : un tapis, une table juponnée noire (6 pi longueur x 30 po hauteur), 2 chaises, et une prise électrique. Aucun substitut n’est disponible pour l’ensemble d’accessoires.

Si vous n’avez pas commandé l’ensemble d’accessoires au moment de votre inscription au salon et que vous désirez l’obtenir, veuillez contacter votre représentante des ventes – ou – effectuez votre commande en ligne directement à l’aide du formulaire ci-dessous et envoyez-le à votre représentante.

COMMANDE ENSEMBLE D’ACCESSOIRES EN LIGNE

Expédition et livraison au salon

Livrer directement au salon le jeudi 21 mars 2024

À NOTER : L’établissement n’acceptera AUCUNE livraison avant la journée de montage.

La direction du salon signera la réception des livraisons de matériel en votre nom pendant les heures de montage seulement. Votre matériel sera déposé au quai et y restera jusqu’à votre arrivée. Afin de déplacer votre matériel à votre kiosque, vous aurez des camions-pompes et chariots à votre disposition, sans frais. Si vous avez besoin d’aide ou que vous devez utiliser un chariot élévateur, veuillez envoyer un courriel à haelee@nationalevent.com, car des frais pourraient s’appliquer.

Veuillez identifier votre colis clairement et l’envoyer à l’adresse suivante:

Nom d’entreprise, numéro de kiosque
Salon National de la Femme 
Palais des congrès
Salle 220 CDE
163 St-Antoine Ouest
Montréal, QC, H2Z 1X8

Le moyen le plus efficace d’expédier votre matériel au salon est d’organiser l’expédition pendant les heures de montage avec le transporteur officiel du salon.

Si vous souhaitez obtenir un devis de transport ou si vous avez besoin d’une assistance supplémentaire, n’hésitez pas à contacter :

ConsultExpo
Jeff Labbé
Tél : (514) 482-8886, poste 7
Courriel : jeffl@consultexpoinc.com

FORMULAIRE D’EXPÉDITION/LIVRAISON

Si vous préférez utiliser un autre transporteur, veuillez-vous assurer que votre transporteur de choix est en mesure de faire la livraison/cueillette de votre matériel pendant les heures de montage/démontage du salon.

Entreposage à l’avance (Expédition avant-salon)

Si vous avez besoin d’un entreposage à l’avance, veuillez contacter le décorateur du salon. Il pourra recevoir et entreposer votre matériel jusqu’à 30 jours avant le salon et le livrera au salon le jour du montage des kiosques.

L’entreposage à l’avance est fourni par le décorateur du salon, GES :

Les envois doivent arriver pendant ou entre les jours ouvrables ci-dessous :

  • Jeudi 22 février 2024 – Mercredi 20 mars 2024

Les heures d’ouverture de l’entrepôt sont les suivantes :

  • Lundi au vendredi, de 9 h à 16 h.

Les envois arrivant avant le 22 février 2024 entraîneront des frais d’entreposage. SVP commandez l’entreposage à l’avance en ligne :

FORMULAIRE ENTREPOSAGE À L’AVANCE 

Glace

Si vous avez besoin de glace durant le salon, il y aura de la glace disponible au comptoir de concession pendant les heures d’ouverture le vendredi, samedi et dimanche. Nous vous recommandons d’apporter quelques sacs de glace pour commencer chaque jour, au cas où le comptoir de concession aurait des retards. 

La glace doit être achetée au comptoir de concession à chaque jour du salon, une heure avant l’ouverture. 

Si vous avez besoin d’une quantité importante de glace, svp contacter Capital Traiteur au (514) 871-3111. Les quantités sont limitées. 

Hôtel

DATE LIMITE : 20 février 2024

L’hôtel réserve les chambres et garantit le tarif réduit jusqu’à la date indiquée. Ensuite les chambres seront attribuées en fonction des disponibilités aux taux en vigueur.

Nous avons obtenu un tarif de groupe de 259 $ + taxes à l’Hôtel Embassy Suites par Hilton.

L’Hôtel Embassy Suites est situé au :
208 St-Antoine Ouest Montréal, Québec H2Y 0A6

Pour les réservations, communiquez directement avec l’hôtel au 514 288-8886 ou en ligne 

Pour vous prévaloir de ces tarifs, vous devez mentionner que vous faites partie du Salon national de la femme. Le tarif ne peut être modifié dès votre arrivée si vous n’avez pas mentionné le salon au moment de la réservation.

Installation d’affiches (suspension de bannières)

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 6 mars 2024

Si vous avez besoin de suspendre au plafond une bannière, une affiche ou autre matériel, veuillez envoyer votre demande en utilisant le portail du Palais des congrès.

Veuillez noter que votre bannière ou autre matériel doit se limiter à la zone directement au-dessus votre emplacement de kiosque. Toute exception à cette règle doit avoir été approuvée au préalable par la direction du salon.

Instructions de démontage

Heures de démontage : dimanche 24 mars 2024 | 16 h à 22 h

Veuillez prendre note que le démontage commencera dès la fermeture du salon une fois les allées vides de tout visiteur et le tapis d’allée enlevé. Si vous êtes capable de sortir votre matériel vous-même à la main pour l’apporter à votre voiture, nous vous encourageons à le faire.

Il est strictement interdit de démonter ou de retirer votre kiosque ou le matériel de votre kiosque avant la fin du salon.

Des frais vous seront facturés si vous démontez votre kiosque hâtivement, étant donné que des participants qui auront payé pour assister au salon seront toujours présents.

Tout le matériel doit être enlevé avant 22 h.

Tout matériel qui ne sera pas ramassé à la fin du démontage sera retiré du site. La direction du salon se réserve le droit de rediriger toute livraison qui n’a pas été ramassée ou qui a été refusée par le transporteur. Dans cette éventualité, vous assumez la responsabilité de tous les frais applicables engagés.

Nous encourageons les exposants à enlever les petits articles et les boîtes de produits ouvertes en premier. Le promoteur du salon prendra toutes les précautions raisonnables pour assurer la sécurité, mais le retrait immédiat de ces articles et boîtes ouvertes demeure le moyen le plus sûr d’éviter les cas de vol.

Instructions de montage

Heures de montage : le jeudi 21 mars 2024 | 8 h à 20 h

  • Tous les exposants doivent s’inscrire officiellement avant d’installer leur kiosque. Veuillez-vous présenter au bureau du salon et le personnel du salon vous dirigera vers votre kiosque.
  • Tous les kiosques doivent être montés pour 20h le jeudi. Il ne sera pas permis aux exposants d’installer leur kiosque pendant les heures d’ouverture du salon.
  • Le tapis dans les allées sera installé le vendredi matin. Les chariots ne seront pas permis sur le tapis. Seul le matériel pouvant être transporté à la main peut être apporté au kiosque le samedi matin.
  • Les enfants de 15 ans et moins ne sont pas admis sur le site durant le montage, l’installation et le démontage.

Veuillez noter que, selon la configuration ou l’emplacement de votre kiosque, il se peut que la direction du salon vous contacte pour une heure spécifique de montage.

Langue

Tous les exposants devraient connaître les lois linguistiques qui se trouvent dans la Charte de la langue française du Québec, en vigueur lorsque vous faites affaires dans la province de Québec. La loi a récemment été modifiée en mai 2011. Les modifications portées clarifient que toutes les entreprises qui exposent à un événement public (tous les salons organisés par National Event Management sont des événements publics) doivent respecter les lois linguistiques, peu importe que vous soyez basé à l’extérieur de Québec ou du Canada.

Quelles sont les implications pour les exposants ?

DOCUMENTS À DISTRIBUER

Les catalogues, les brochures, les dépliants, les annuaires commerciaux et toute autre publication de même nature doivent être rédigés en français. Vos feuillets peuvent être bilingues ou les publications peuvent être offertes en 2 versions séparées, une exclusivement en français et l’autre exclusivement dans une autre langue (à condition que la version française soit disponible dans des conditions non moins favorables à l’accès et à la qualité que celle d’une autre langue). 

PRÉSENTOIRS, ENSEIGNES ET AFFICHES 

L’affichage public et la publicité commerciale doivent se faire en français. Ils peuvent également être faits à la fois en français et dans une autre langue pourvu que le français y figure de façon nettement prédominante (deux fois plus grand ou plus présent). 

PERSONNEL DU KIOSQUE 

Comme le français est la langue officielle au Québec, il doit avoir un minimum un (1) membre du personnel qui parle français dans le kiosque en tout temps, pendant les heures du salon. Les consommateurs de biens ou de services ont le droit d’être informés et servis en français. Il existe quelques exceptions à ces règles pour les noms de marques déposées, la présentation de nom d’entreprise, etc. Pour la Charte complète, veuillez consulter : http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=2&file=/C_11/C11_A.html 

*** Veuillez consulter la section portant sur La Langue du Commerce et des Affaires (Chapitre VII) et les exceptions à la section 51 où l’anglais est permis (nom de compagnie, marque déposée, etc.) Veuillez réviser les modifications législatives, vos affiches, matériel et personnel afin de vous assurer de demeurer conforme.

Main d’œuvre : montage et démontage du kiosque

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 8 mars 2024 

Si vous avez besoin d’aide avec le montage ou le démontage de votre kiosque, veuillez passer votre commande en ligne.

COMMANDE EN LIGNE 

Si vous accéder au site de commande GES pour la première fois, vous devez créer un compte avant de placer votre commande. Pour obtenir de l’aide avec le site de commande en ligne de GES, veuillez contacter leur Centre de services pour exposants au 1 800 636-8235. Pour toute autre question concernant les produits et services de GES, veuillez contacter : 

GES
Tél : 514 367-4848
serviceinfo@ges.com   

COMMANDE EN LIGNE 

Nettoyage de kiosques

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 6 mars 2024

Les exposants sont responsables de l’entretien de leurs kiosques. Si vous avez besoin de services de passage d’aspirateur, veuillez passer votre commande en ligne :

COMMANDE EN LIGNE 

Si vous ne connaissez pas votre numéro de kiosque, inscrivez TBD. Pour la surface du kiosque, vous pouvez mettre 0

Promotion et Commandite

Il existe plusieurs façons d’accroître la visibilité de votre entreprise à nos salons. Des forfaits promotionnels et occasions de commandite, y compris l’espace publicitaire dans le Guide, des affiches sur place et une présence en ligne, sont disponibles. Pour plus d’informations, veuillez-vous adresser à:

Christine Barry
905 477-2677, poste 227
christine@nationalevent.com

Quai de chargement

Veuillez noter que les quais de chargement sont situés au 163, rue Saint-Antoine Ouest, entre de Bleury et Saint-Urbain.

Un accès par le quai de livraison est possible. Des chariots et un camion-pompe seront à votre disposition. Si nécessaire, vous pourrez aussi avoir accès à un chariot élévateur pour déplacer votre matériel du quai à votre kiosque, le tout sans frais. Par contre, si vous devez utiliser le chariot élévateur de façon importante (plus de deux palettes), veuillez joindre Paula Juarez Lahore (paula@nationalevent.com  ) pour discuter de vos besoins. Des frais pourraient s’appliquer.

Réapprovisionnement des Produits

Le quai de livraison sera disponible à chaque matin de 8 h à 12 h pour le réapprovisionnement des produits. Veuillez noter que les véhicules ne peuvent rester sur le quai.

Réfrigération

DATE LIMITE : 8 mars 2024 

Il est possible de réserver un espace dans notre remorque réfrigérée pour y entreposer vos produits au salon. Le tarif est de 90 $ par palette. Vos produits réfrigérés devraient être livrés après 12 h (midi) la journée du montage.

Veuillez compléter le formulaire ci-dessous.

BON DE COMMANDE RÉFRIGÉRATION ET CONGÉLATEUR

Règles et règlements

Espace d’exposition et restrictions

Diagramme # 1 : les rideaux fournis avec le kiosque    Diagramme # 2 : hauteur d’exposition permise

– Le diagramme n# 1 montre les rideaux fournis gratuitement avec votre kiosque.
– Le diagramme n# 2 montre la hauteur maximale pour les bannières et produits dans votre kiosque.
– Aucun kiosque ne peut dépasser la hauteur maximale de 8 pi.
– Les panneaux latéraux de 8 pi de hauteur ne doivent pas dépasser une profondeur de 4 pi à partir du fond du kiosque.
– Le reste de la profondeur de 6 pi à partir de l’avant du kiosque ne doit pas dépasser 4 pi de hauteur.
– Toute exception à cette règle doit avoir été approuvée au préalable par Paula Juarez Lahore (paula@nationalevent.com 

Les cloisons préfabriquées doivent être finies des deux côtés. Si elles ne le sont pas, veuillez demander des rideaux avant le salon.

Affichage
Aucune affiche et aucun matériel ne peut dépasser la hauteur de 8 pi à l’arrière du kiosque ni être accroché au plafond ou en travers de l’allée, sans l’autorisation de la direction du salon. Les affiches doivent être imprimées d’un côté seulement. Votre message de marque doit se trouver face à l’intérieur de votre kiosque seulement.

Recouvrement de sol
Un revêtement de sol est obligatoire pour tous les exposants.  Vous pouvez apporter le vôtre ou le commander chez le décorateur du salon.

Ruban adhésif (Dommages au sol, mur et tapis)
Il est important que vous utilisiez le bon type de ruban adhésif pour l’installation de votre tapis dans votre kiosque. Si vous n’utilisez pas le bon ruban, il y aura des frais qui vous seront facturés pour le nettoyage de celui-ci.

Voici les modèles de ruban adhésif double-face acceptés par l’établissement:

  • Polyken 105c LPDE
  • Scapa 274004
  • DC W002A

Si vous apportez votre propre tapis, vous devez respecter les restrictions sur le ruban adhésif ci-dessus. Veuillez informer la direction du salon avant d’installer votre tapis ou revêtement si vous n’avez pas le bon ruban adhésif.

Restrictions relatives à l’installation des kiosques
Il est interdit de peindre, de clouer, de visser ou de percer les planchers, les murs ou toute autre partie de l’immeuble. Les exposants sont aussi responsables de toute tache d’huile ou de graisse et de tout autre dommage général aux tapis. Les exposants qui souhaitent poser leur propre revêtement de sol ne doivent pas le fixer directement au plancher de l’immeuble. Nous vous suggérons d’utiliser plutôt du papier de construction ou un ruban adhésif approuvé (Polyken 105c LPDE OU Scapa 274004 OU DC W002A).

Démonstrations/distributions
Les présentoirs, les démonstrations ou la distribution de matériel publicitaire ne sont pas permis à l’extérieur de votre kiosque. Si vous utilisez de l’équipement audiovisuel, le volume doit être suffisamment faible afin de ne pas nuire aux exposants autour. Il n’est pas permis d’utiliser un microphone sans obtenir l’autorisation préalable de la direction.

Règlements relatifs aux incendies
Tout exposant souhaitant utiliser un combustible (tel que l’essence, l’huile, l’hélium gazeux ou le propane) dans l’espace d’exposition doit communiquer avec la direction du salon. Toutes les expositions et tous les matériels exposés doivent être à l’épreuve du feu pour être conformes aux lois fédérales, provinciales et locales en matière d’incendie.

National Event Management est tenue de respecter les règlements du Code de prévention des incendies de chaque ville. Nous nous réservons donc le droit de refuser tout matériel ou objet qui n’est pas conforme au Code. Si vous avez des questions ou si vous désirez obtenir de plus amples renseignements sur le Code de prévention des incendies, communiquez avec Paula Juarez Lahore (paula@nationalevent.com

RÈGLEMENTS RELATIFS AUX INCENDIES 

Animaux sur le site
La politique du site interdit la présence d’animaux sur le site à moins qu’il ne s’agisse de chiens d’assistance pour handicapés qui sont autorisés sans restriction. Une permission doit être obtenue du Palais des congrès pour toute exception. Veuillez contacter Paual Juarez Lahore (paula@nationalevent.com

Ballons gonflés à l’hélium
Les ballons gonflés à l’hélium sont interdits dans la plupart des établissements. Il y a des frais de récupération importants (aux frais de l’exposant) pour les ballons perdus. Veuillez contacter Paula Juarez Lahore (paula@nationalevent.com)  si vous souhaitez utiliser des ballons gonflés à l’hélium dans votre exposition.

Transport mécanique
Les transports mécaniques tels que les voiturettes électriques, les scooters et les bicycles ne sont pas autorisés dans les allées pendant le salon. Les seules exceptions à cette règle s’appliquent aux personnes handicapées qui visitent le salon ou ceux avec l’autorisation de la direction du salon.

Non-conformité
National Event Management se réserve le droit d’effectuer des changements, des modifications et des ajouts aux règles et règlements jugés nécessaires pour le déroulement adéquat et efficace du salon, sans préavis. L’interprétation des règles et des règlements sera assurée par la direction du salon et le non-respect de ses règlements pourrait résulter en l’expulsion de l’exposant fautif ou la fermeture de son kiosque.

Sacs D’échantillons

LIVRAISON D’ÉCHANTILLONS : du 22 janvier au 23 février 2024

Si vous avez réservé votre place dans le programme de Sacs d’échantillons, veuillez livrer vos produits à :

CROM / Atelier Labrosse
215 Labrosse
Pointe-Claire QC H9R 1A3

À l’attention de : Deanna Clark
Heures de réception : 9h à 16h

Assurez-vous de bien indiquer LE SALON NATIONAL DE LA FEMME DE MONTRÉAL sur vos colis.

Les produits doivent être livrés après le 30 janvier et au plus tard le 23 février 2024. Assurez-vous que vos produits soient livrés avant la date limite, car nous ne pouvons retarder le remplissage des sacs. Les produits livrés après la date limite, seront inclus seulement dans les sacs restants.

Stationnement

Le Palais des congrès n’offre aucun permis de stationnement. Des espaces de stationnement sont disponibles à l’intersection des rues Chenneville (1025) et Viger.

STATIONNEMENT

TÉLÉPHONE / INTERNET / WIFI

DATE LIMITE (TARIF AVANT SALON) : 6 mars 2024

Si vous désirez obtenir une ligne téléphonique ou Internet dans votre kiosque, veuillez faire votre demande en utilisant le portail du Palais des congrès.

VÉHICULES DANS LE SALON

Tous les véhicules doivent respecter les horaires et procédures d’arrivée et de départ établis par la direction du salon. Si vous souhaitez exposer un véhicule dans votre kiosque, veuillez communiquer avec Paula Juarez Lahore (paula@nationalevent.com ) pour obtenir l’autorisation nécessaire et définir l’heure d’arrivée.

Les véhicules à moteur ou tout équipement fonctionnant avec l’essence qui seront présents dans votre kiosque doivent être munis d’un réservoir à essence pouvant être verrouillé et les batteries doivent être débranchées. Les réservoirs à essence ne doivent pas contenir plus de 1/2 de leur capacité en essence pour permettre au produit de prendre de l’expansion. Les véhicules qui ne peuvent être dotés d’un bouchon verrouillable devront au moins avoir un bouchon scellé de façon acceptable pour le service des incendies.

  • Il est interdit de démarrer les véhicules durant le salon.
  • Des bouteilles chargées de propane ne sont pas permises sur les véhicules ou les remorques autopropulsés à l’intérieur de l’édifice.
  • L’inspecteur peut annuler le privilège de l’exposant à tout moment s’il estime que l’utilisation de l’équipement pose un risque pour la sécurité du public.

Les exposants seront tenus responsables de tout dommage aux tapis (graisse, huile, dommages généraux, etc.)

Les exposants doivent fournir à la direction du salon une clé pour le véhicule, ainsi que le nom et le numéro de téléphone de la personne responsable du déplacement du véhicule.