Les 23 et 24 novembre 2024 | Québec | ExpoCité, Centre de foires | Salles B, C et D

Bienvenue au Salon national de la femme de Québec, et merci d’avoir choisi d’y participer. Veuillez prendre quelques instants pour lire le manuel de l’exposant qui vous fournira toute l’information nécessaire pour vous permettre de préparer et d’installer votre kiosque. Veuillez faire vos commandes dès que possible afin de nous donner le temps, ainsi qu’aux fournisseurs de services, de vous offrir les meilleurs tarifs et services possibles.

Le bureau du salon sera installé à ExpoCité, Centre de foires dès le vendredi 22 novembre 2024 à 9 h, et la direction sera à votre disposition pendant toute la durée du salon.

1. Informations générales (emplacement, dates et heures)
2. Aide-mémoire pour les exposants
3. Accréditations des exposants
4. Assurances
5. Audiovisuel
6. Banque alimentaire
7. Billets de courtoisie
8. Coupon Rabais
9. Courtier en douanes
10. Décorateur du salon (location de meubles et présentoirs)
11. Échantillons alimentaires
12. Échantillons d’alcool
13. Électricité
14. Ensemble d’accessoire de kiosque
15. Expédition et livraison
16. Glace
17. Hôtel
18. Installation d’affiches/bannières
19. Instructions de démontage
20. Instructions de montage
21. Langue
22. Main d’œuvre : montage et démontage de kiosque
23. Nettoyage de kiosques
24. Promotions et commandites
25. Quai de chargement
26. Réapprovisionnement des produits
27. Réfrigération
28. Règles et règlements
29. Sacs d’échantillons
30. Stationnement
31. Téléphone / Internet / WIFI
32. Véhicules au salon

Emplacement du salon

ExpoCité, Centre de foires
Salles B, C et D
250, boulevard Wilfrid-Hamel
Québec, QC
G1L 5A7
Tél. : 418 691-7110

PLAN D’ACCÈS 
COMMENT VOUS RENDRE 

Dates et heures du salon

Samedi 23 novembre 2024 9 h à 17 h
Dimanche 24 novembre 2024 10 h à 17 h

Dates et heures de montage

Vendredi 22 novembre 2024 9 h à 20 h

Dates et heures de démontage

Dimanche 24 novembre 2024 17 h à 22 h

Produit par

National Event Management
Suite #102
260 Town Centre Blvd.,
Markham, ON, L3R 8H8
Tél : 905 477-2677   ou   800 891-4859

Coordinatrice, services aux exposants

Paula Juarez Lahore
905-477-2677 ou 1 800-891-4859, poste 299
paula@nationalevent.com

Veuillez imprimer une copie de l’aide-mémoire pour les exposants pour vous aider à planifier le salon. Veuillez prendre en note les dates limites de réservation afin de profiter des rabais disponibles en réservant tôt.

AIDE-MÉMOIRE

Nous avons mis en place un nouveau système d’accréditations automatique afin de simplifier le processus de demande. Les informations relatives à ce nouveau système seront bientôt disponibles.

Les exposants recevront au maximum 6 accréditations personnalisées en fonction de la taille de leur kiosque. Les accréditations pourront être récupérées au bureau du salon lors de la journée de montage et devront être portées pour accéder au salon. 

Assurances pour le kiosque/salon

L’exposant doit posséder sa propre « assurance responsabilité » couvrant un montant minimum de 1 million en dommages. Veuillez indiquer National Event Management comme « autre assuré ».

Assurances transport

La direction du salon n’est PAS responsable des dommages pouvant survenir lors du transport de votre matériel. Il est fortement suggéré de prendre une assurance transport lorsque vous organisez vos livraisons.

Responsabilité

L’exposant est entièrement responsable et s’engage à indemniser la direction du salon et à la dégager de toute responsabilité à l’égard de toute perte ou de tout dommage que ce soit survenant à une personne ou entreprise ou subis par celles-ci. Ceci comprend, sans restreindre la portée générale de ce qui précède, l’exposant, les autres exposants, la direction, les propriétaires de l’immeuble et leurs employés et agents respectifs, ainsi que les membres du public au salon, soit (a) sur ledit espace, soit (b) ailleurs. Ni l’établissement ni la direction du salon ne pourront être tenus responsables des dommages ou des pertes causées aux personnes, aux expositions ou aux décorations, par incendie, accident, vol ou toute autre cause dans les immeubles du salon.

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 8 novembre 2024

Si vous avez besoin de louer de l’équipement audiovisuel pour votre kiosque, Solotech offre un service de location d’équipement audiovisuel. Veuillez utiliser le lien ci-dessous pour placer votre commande.

COMMANDE EN LIGNE 

Si vous commandez pour la première fois chez Solotech, cliquez sur « Compte » dans le coin supérieur droit pour créer un nouveau profil client.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec Solotech :

Solotech Inc.
Tél : 886 992-9466, poste 3695
Courriel : cdf@solotech.com

Veuillez noter que Solotech accepte seulement des commandes en ligne; aucun formulaire en papier n’est disponible.
Il peut y avoir des frais supplémentaires pour les commandes reçues après la date limite.

Pour les exposants qui auront des produits en surplus après le salon et qui désirent faire un don, nous avons un arrangement avec une banque alimentaire. Tous les produits laissés dans le camion frigorifique après la fermeture du salon seront donnés à la banque alimentaire. Si vous avez des produits non réfrigérés que vous aimeriez donner, veuillez aviser le personnel du salon.

Par la poste
Chaque exposant recevra par la poste dix (10) billets gratuits, à l’adresse indiquée sur votre contrat. Vous pouvez distribuer les billets gratuits à vos clients ou invité(e)s avant le salon. Veuillez prendre contact avec votre représentante de ventes si vous souhaitez fournir une autre adresse postale. Il est interdit de distribuer ces billets physiques sur place, à moins que vous ne les laissiez au bureau du salon pour qu’ils soient récupérés. 

Électroniques
Chaque exposant recevra également un courriel avec un code promo unique valable pour dix (10) billets numériques gratuits que vous pouvez aussi partager avec vos clients et invité(e)s. 

Coupon Générique
Avant le salon, nous vous enverrons par courriel un coupon rabais numérique, afin que votre réseau de clients, d’ami(e)s et d’abonnées puissent acheter des billets à un tarif réduit. Ce coupon est un outil de marketing précieux avant le salon qui vous donne une exposition supplémentaire et ainsi augmente votre visibilité et le trafic à votre kiosque. Il n’y a pas de limite au nombre de fois que vous pouvez partager ce coupon rabais avec votre base de données et vos réseaux de médias sociaux.

Coupon Personnalisé
Nous aimerions également vous offrir un coupon rabais numérique personnalisé en incluant votre logo que vous pourrez envoyer par courriel à votre base de données et publier sur tous vos réseaux de médias sociaux afin de promouvoir votre présence au salon ! Veuillez remplir le formulaire ci-dessous et télécharger votre logo en haute résolution en format .jpeg, .eps ou .pdf. Les coupons personnalisés complétés seront distribués environ 2 à 3 semaines avant le salon.  

FORMULAIRE COUPON PERSONNALISÉ

DATE LIMITE DE SOUMISSION : 25 octobre 2024.  

DATE LIMITE : 9 novembre 2024

ConsultExpo Inc. a été mandaté courtier en douane officiel du Salon national de la femme, et se fera un plaisir de vous aider à dédouaner votre matériel d’exposition au Canada. Ils offrent une assistance douanière aller-retour simple et facile à utiliser.

Remarque : si vous expédiez votre matériel par courrier, vous devrez tout de même obtenir un dédouanement. Veuillez fournir à ConsultExpo votre numéro de suivi et remplir leurs formulaires.

Veuillez suivre ce lien pour compléter le Formulaire Services de Dédouanement ainsi que la Facture des douanes canadiennes en ligne : www.consultexpoinc.com/formulairefr.

Ou vous pouvez aussi télécharger le formulaire PDF ci-dessous et le soumettre par courriel à info@consultexpoinc.com

FORMULAIRE DE DÉDOUANEMENT

Pour une assistance personnalisée, veuillez contacter :
Glen Anderson  
Directeur de Transportation 
Tel: 514 482 8886 ext. 4 
Mobile: 514 709 0945 
Courriel: glena@consultexpoinc.com

DATE LIMITE : 1er novembre 2024

Un rideau de fond de 8 pi ainsi que deux rideaux latéraux de 3 pi vous seront fournis. Si vous avez besoin de tables, chaises ou autres accessoires pour votre kiosque, vous pouvez les louer auprès du décorateur du salon ou apporter votre propre matériel.

Couleurs du salon 

• Rideaux : noir
• Tapis d’allée : mauve

Un recouvrement de sol est obligatoire pour tous les exposants. Vous pouvez amener votre propre recouvrement ou le commander chez notre fournisseur GES. Si vous apportez votre propre tapis, veuillez noter les règles concernant le Ruban adhésif pour le sol dans la section Règles et Règlements plus bas.

Pour passer une commande auprès du décorateur du salon, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous : 

COMMANDE EN LIGNE

Si vous accédez au site de commande GES pour la première fois, vous devez créer un compte avant de placer votre commande. Pour obtenir de l’aide avec le site de commande en ligne de GES, veuillez contacter leur Centre de services pour exposants au 418 877-2727 ou au 1 877 877-2744. Pour toute autre question concernant les produits et services de GES, veuillez contacter:

GES
Tél. : 418 877-2727 / 1 877 877-2744
Courriel : serviceinfo@ges.com 

Si vous planifiez faire de l’échantillonnage de produits alimentaires (nourriture et/ou breuvages) dans votre kiosque, vous devez respecter les règlements suivants : 

• L’exposant doit respecter un format « échantillonnage » de 4 oz (113ml); 
• L’exposant doit se conformer aux règles de salubrité alimentaire du MAPAQ et de toutes autres instances gouvernementales, et ce, afin de prévenir toute épidémie ou tout empoisonnement alimentaire. 

Si vous prévoyez de distribuer des échantillons de produits alimentaires ou de boissons, veuillez remplir le formulaire ci-dessous et l’envoyer par courriel à paula@nationalevent.com.

FORMULAIRE D’AUTORISATION D’ÉCHANTILLONNAGE
NORMES EN MATIÈRE D’ÉCHANTILLONNAGE

Pour l’échantillonnage d’alcool, vous devez obtenir un permis de la RACJ.

Pour obtenir un permis, veuillez suivre les étapes suivantes :

1. Contactez Christine Barry au 905 477-2677 ou 800 891-4859, poste 227, ou à christine@nationalevent.com

2. Christine Barry vous fournira avec notre numéro de permis et des instructions à suivre. Vous aurez besoin de ce numéro avant de faire la demande de votre permis auprès de la RACJ.

3. Une fois que vous avez obtenu votre permis, veuillez envoyer une copie à christine@nationalevent.com

4. Apportez avec vous la copie originale au salon lors de la journée de montage.

Vos livraisons doivent arriver au salon le 22 novembre 2024 (la date pour laquelle le permis est valide) et doivent être enlevés le 24 novembre 2024 (la date d’expiration du permis). La livraison d’alcool ne sera pas autorisée avant ou après ces dates.

Vous pouvez accepter des commandes pour vos produits alcoolisés au salon, mais les consommateurs ne seront pas autorisés à partir avec leurs achats. Vous devriez prendre les dispositions nécessaires pour livrer le(s) produit(s) au consommateur.

ExpoCité peut annuler tout permis si les politiques ne sont pas respectées.

L’exposant doit respecter les formats échantillonnages suivants définis, en vertu de la Loi
sur les permis d’alcool, selon le pourcentage d’alcool en volume contenu dans la boisson
alcoolique : au plus 7 % 100 ml (3,5 oz), plus de 7 % et moins de 20 % 50 ml (1,75 oz), au moins 20 % 25 ml (0,75 oz).

FORMULAIRE D’AUTORISATION D’ÉCHANTILLONNAGE
NORMES EN MATIÈRE D’ÉCHANTILLONNAGE

DATE LIMITE : 8 novembre 2024

L’électricité n’est pas fournie dans votre kiosque. Si vous désirez obtenir une prise électrique dans votre kiosque, veuillez placer votre commande en ligne.

COMMANDE EN LIGNE

Si vous accéder au site de commande Solotech pour la première fois, veuillez cliquer sur “Compte” au coin supérieur droit pour créer un nouveau compte.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec Solotech :

Solotech Inc. 
Tél. : 1 886 992-9466, poste 3695
Courriel : cdf@solotech.com

Veuillez noter que Solotech accepte seulement des commandes en ligne; aucun formulaire en papier n’est disponible.
Il peut y avoir des frais supplémentaires pour les commandes reçues après la date limite.

DATE LIMITE : 1er novembre 2024

Un forfait d’accessoires tout inclus pour votre kiosque est offert. Ce forfait comprend un tapis, une table juponnée (6 pi longueur x 30 po hauteur), deux chaises et une prise électrique.

Aucun substitut n’est disponible pour l’ensemble.

Si vous n’avez pas commandé l’ensemble au moment de votre inscription au salon et que vous désirez l’obtenir, veuillez remplir le formulaire ci-dessous :

COMMANDE D’ENSEMBLE D’ACCESSOIRES DE KIOSQUE

Livrer directement au salon le vendredi 22 novembre 2024

À NOTER : Le site n’acceptera AUCUNE livraison avant la journée de montage.

La direction du salon signera la réception des livraisons de matériel en votre nom pendant les heures de montage seulement. Votre matériel sera déposé au quai et y restera jusqu’à votre arrivée. Afin de déplacer votre matériel à votre kiosque, vous aurez des camions-pompes et chariots à votre disposition, sans frais. Si vous avez besoin d’aide ou que vous devez utiliser un chariot élévateur, veuillez envoyer un courriel à paula@nationalevent.com, car des frais pourraient s’appliquer.  

Veuillez identifier votre colis clairement et l’envoyer à l’adresse suivante: 
Centre de foires – Expocite
250 -A, boulevard Wilfrid-Hamel 
Ville de Québec, QC, G1L 5A7
Entrée arrière (quai de chargement)
Nom d’entreprise
Salon national de la femme, Numéro de kiosque
c/o GES 
Christine Barry: (438) 800-4770 

Le moyen le plus rentable d’expédier votre matériel au salon est d’organiser l’expédition pendant les heures de montage avec le transporteur officiel du salon: ConsultExpo.

Pour demander un devis, veuillez remplir le formulaire ci-dessous et l’envoyer par courriel à :
Consult Expo
Glen Anderson 
Directeur de Transportation
Tel: 514 482 8886 ext. 4
Mobile: 514 709 0945
Courriel: glena@consultexpoinc.com 

FORMULAIRES DE DEMANDE D’EXPÉDITION

Toutes les demandes de transport doivent être effectuées au moins 14 jours avant la journée de montage.

Si vous préférez utiliser un autre transporteur, veuillez-vous assurer que votre transporteur de choix est en mesure de faire la livraison/cueillette de vos matériels pendant les heures de montage et de démontage du salon.  

Entreposage à l’avance (Expédition avant-salon)

L’entreposage à l’avance est fourni par GES, le décorateur du salon, ils peuvent recevoir et entreposer votre matériel jusqu’à 30 jours avant le salon et le livrerons au salon lors de la journée du montage des kiosques.

Si vous avez besoin d’entreposage à l’avance, veuillez contacter Louise Dallaire Ldallaire@ges.com pour obtenir une soumission et des étiquettes d’identification. Veuillez inclure la description de votre envoi (nombre de pièces et poids) dans le courriel. 

Les envois doivent arriver entre les jours ouvrables ci-dessous :
Lundi 20 octobre 2024 – Vendredi 15 novembre 2024

Les heures d’ouverture de l’entrepôt sont les suivantes :
Du lundi au vendredi, de 9 h 00 à 16 h 00. Fermé les jours fériés.

Il y aura de la glace disponible au kiosque de concession tout au long de la fin de semaine. Le coût est de 50 $ plus les taxes par bac de 20 kg. 

Pour passer votre commande, veuillez envoyer les informations suivantes à msalvas@cage.ca :
• Numéro de votre kiosque
• Le nom et le numéro de téléphone de la personne responsable du kiosque

HotelPlanner est l’un des principaux fournisseurs mondiaux de réservations de voyages individuels, de groupes et d’entreprises, spécialisé dans les tarifs réduits uniques. Vous pouvez réserver votre chambre d’hôtel pour le salon sur HotelPlanner.com. 

CLIQUEZ ICI pour obtenir les meilleurs tarifs disponibles.  

Ou

DATE LIMITE : 1er novembre 2024

L’hôtel réserve les chambres et garantit le tarif réduit jusqu’à la date indiquée. Ensuite les chambres seront attribuées en fonction des disponibilités aux taux en vigueur.

Nous avons obtenu un tarif de 152 $ plus taxes pour une chambre urbaine lit queen/standard, ou 162 $ plus taxes pour une chambre urbaine lit king à l’Hôtel & Suites Normandin. Ce tarif comprend le petit-déjeuner continental, le WIFI gratuit et le stationnement gratuit. 

Les Hôtels Normandin
4700, boul. Pierre-Bertrand
Québec, QC, G2J 1A4

CLIQUEZ ICI pour réserver en ligne

Vous pouvez également réserver votre chambre par téléphone au 1 800 463-6721. N’oubliez pas de mentionner que vous faites partie du Salon national de la femme. Le tarif ne peut être changé dès votre arrivée si vous n’avez pas mentionné le salon au moment de la réservation.

DATE LIMITE : 8 novembre 2024

Si vous avez besoin de suspendre au plafond une bannière, une affiche ou autre matériel, veuillez utiliser le lien ci-dessous pour placer votre commande.

COMMANDE EN LIGNE

Si vous commandez pour la première fois chez Solotech, cliquez sur « Compte » dans le coin supérieur droit pour créer un nouveau profil client.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec Solotech :

Solotech Inc.
Service aux exposants 
Tél : 886 992-9466, poste 3695 
Courriel : cdf@solotech.com

Veuillez noter que Solotech accepte seulement des commandes en ligne; aucun formulaire en papier n’est disponible.
Il peut y avoir des frais supplémentaires pour les commandes reçues après la date limite.

Heures de montage : vendredi 22 novembre 2024 | 9 h à 20 h

• Tous les exposants doivent s’inscrire officiellement avant d’installer leur kiosque. Veuillez-vous présenter au bureau du salon et le personnel du salon vous dirigera vers votre kiosque.
• Tous les kiosques doivent être montés pour 20 h le vendredi. Il ne sera pas permis aux exposants d’installer leur kiosque pendant les heures d’ouverture du salon.
• Le tapis dans les allées sera installé le samedi matin. Les chariots ne seront pas permis sur le tapis. Seul le matériel pouvant être transporté à la main peut être apporté au kiosque le samedi matin.
• Les enfants de 15 ans et moins ne sont pas admis sur le site durant le montage, l’installation et le démontage.

Veuillez noter que selon la configuration ou l’emplacement de votre kiosque, il se peut que la direction du salon vous contacte pour une heure spécifique de montage. 

Heures de démontage : dimanche 24 novembre 2024 | 17 h à 22 h

Veuillez prendre note que le démontage commencera dès la fermeture du salon une fois les allées vides de tout visiteur et le tapis d’allée enlevé. Si vous êtes capable de sortir votre matériel vous-même à la main pour l’apporter à votre voiture, nous vous encourageons à le faire.

Il est strictement interdit de démonter ou de retirer votre kiosque ou le matériel de votre kiosque avant la fin du salon. Des frais vous seront facturés si vous démontez votre kiosque hâtivement, étant donné que des participants qui auront payé pour assister au salon seront toujours présents.

Tout le matériel doit être enlevé avant 22 h.

Tout matériel qui ne sera pas ramassé à la fin du démontage sera retiré du site. La direction du salon se réserve le droit de rediriger toute livraison qui n’a pas été ramassée ou qui a été refusée par le transporteur. Dans cette éventualité, vous assumez la responsabilité de tous les frais applicables engagés.

Nous encourageons les exposants à enlever les petits articles et les boîtes de produits ouvertes en premier. Le promoteur du salon prendra toutes les précautions raisonnables pour assurer la sécurité, mais le retrait immédiat de ces articles et boîtes ouvertes demeure le moyen le plus sûr d’éviter les cas de vol.

Tous les exposants devraient connaître les lois linguistiques qui se trouvent dans la Charte de la langue française du Québec, en vigueur lorsque vous faites affaires dans la province de Québec. La loi a récemment été modifiée en mai 2011. Les modifications portées clarifient que toutes les entreprises qui exposent à un événement public (tous les salons organisés par National Event Management sont des événements publics) doivent respecter les lois linguistiques, peu importe que vous soyez basé à l’extérieur de Québec ou du Canada.

Quelles sont les implications pour les exposants ?

FEUILLETS ET DOCUMENTS AU SALON
Les catalogues, les brochures, les dépliants, les annuaires commerciaux et toute autre publication de même nature doivent être rédigés en français. Vos feuillets peuvent être bilingues ou les publications peuvent être offertes en 2 versions séparées, une exclusivement en français et l’autre exclusivement dans une autre langue (à condition que la version française soit disponible dans des conditions non moins favorables à l’accès et à la qualité que celle d’une autre langue).

SIGNALÉTIQUE, PRÉSENTOIRS ET AFFICHES
L’affichage public et la publicité commerciale doivent se faire en français. Ils peuvent également être faits à la fois en français et dans une autre langue pourvu que le français y figure de façon nettement prédominante (deux fois plus grand ou plus présent).

PERSONNEL DU KIOSQUE
Comme le français est la langue officielle au Québec, il doit avoir un minimum un (1) membre du personnel qui parle français dans le kiosque en tout temps, pendant les heures du salon. Les consommateurs de biens ou de services ont le droit d’être informés et servis en français. Il existe quelques exceptions à ces règles pour les noms de marques déposées, la présentation de nom d’entreprise, etc. Pour la Charte complète, veuillez consulter http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=2&file=/C_11/C11_A.html

*** Veuillez consulter la section portant sur La Langue du Commerce et des Affaires (chapitre VII) et les exceptions à la section 51 où l’anglais est permis (nom de compagnie, marque déposée, etc.) Veuillez passer en revue les modifications législatives, vos affiches, matériels et personnel afin de vous assurer de demeurer conforme.

LOIS LINGUISTIQUES

DATE LIMITE : 1er novembre 2024

COMMANDE EN LIGNE

Si vous accéder au site de commande GES pour la première fois, vous devez créer un compte avant de placer votre commande. Pour obtenir de l’aide avec le site de commande en ligne de GES, veuillez contacter leur Centre de services pour exposants au 1 877 877-2744. Pour toute autre question concernant les produits et services de GES, veuillez contacter :

GES
Tél. : 418 877-2727 ou 1 877 877-2744
Courriel : serviceinfo@ges.com

Il existe plusieurs façons d’accroître la visibilité de votre entreprise à nos salons. Des forfaits promotionnels et occasions de commandite, y compris l’espace publicitaire dans le guide du salon, des affiches sur place et une présence en ligne, sont disponibles. Pour plus d’informations, veuillez contacter :

Christine Barry
438-800-4770
christine@nationalevent.com

Les quais de chargement sont accessibles par l’accès nord de la rue Soumande.

Un accès par le quai de livraison est possible. Veuillez utiliser les quais 8 à 12 et la porte de garage 13. 

Des chariots et un camion-pompe seront à votre disposition. Si nécessaire, vous pourrez aussi avoir accès à un chariot élévateur pour déplacer votre matériel du quai à votre kiosque, le tout sans frais. Par contre, si vous devez utiliser le chariot élévateur de façon importante (plus de deux palettes), veuillez envoyer un courriel à paula@nationalevent.com pour discuter de vos besoins. Des frais pourraient s’appliquer.

PLAN DES QUAIS

Le quai de livraison sera disponible à chaque matin de 8 h à 12 h pour le réapprovisionnement des produits. Veuillez noter que les véhicules ne peuvent pas rester sur le quai.

DATE LIMITE : 23 octobre 2024

Il est possible de réserver un espace dans notre remorque frigorifique pour y entreposer vos produits au salon. Le tarif est de 90 $ par palette.

Vos produits réfrigérés devraient être livrés après 12 h (midi) lors de la journée du montage.

Veuillez compléter le formulaire ci-dessous.

COMMANDE DE RÉFRIGÉRATION/CONGÉLATION

Espace d’exposition et restrictions

Diagramme no 1 : les rideaux fournis avec le kiosque
Diagramme no 2 : hauteur d’exposition permise

Les bannières et produits verticaux doivent être placés dans les 4 pi au fond du kiosque avec une hauteur maximale de 8 pi.

– Le diagramme n^o 1 montre les rideaux fournis gratuitement avec votre kiosque.
– Le diagramme n^o 2 montre la hauteur maximale pour les bannières et produits dans votre kiosque.
– Aucun kiosque ne peut dépasser la hauteur maximale de 8 pi.
– Les panneaux latéraux de 8 pi de hauteur ne doivent pas dépasser une profondeur de 4 pi à partir du fond du kiosque.
– Le reste de la profondeur de 6 pi à partir de l’avant du kiosque ne doit pas dépasser 4 pi de hauteur.
– Toute exception à cette règle doit avoir été approuvée au préalable par Haelee Jones (haelee@nationalevent.com).

Les cloisons préfabriquées doivent être finies des deux côtés. Si elles ne le sont pas, veuillez demander des rideaux avant le salon.

Affichage

Aucune affiche et aucun matériel ne peut dépasser la hauteur de 8 pi à l’arrière du kiosque ni être accroché au plafond ou en travers de l’allée, sans l’autorisation de la direction du salon. Les affiches doivent être imprimées d’un côté seulement. Votre message de marque doit se trouver face à l’intérieur de votre kiosque seulement.

Recouvrement de sol

Un revêtement de sol est obligatoire pour tous les exposants. Vous pouvez apporter le vôtre ou le commander chez le décorateur du salon. Voir les restrictions relatives au ruban adhésif ci-dessous.

Ruban adhésif (dommages au sol, mur et tapis)

Il est important que vous utilisiez le bon type de ruban adhésif pour l’installation de votre tapis dans votre kiosque. Si votre ruban laisse des résidus, des frais vous seront facturés pour le nettoyage.

Voici les modèles de ruban adhésif deux-faces acceptés par l’ExpoCité :

MURS :
• Crochet adhésif 3M, no 7220

PLANCHER:
• ECHOtape : DC-W188F
• ECHOtape : CL-W6033
• 3M 6910
• Uline S-21257

Si vous apportez votre propre tapis, vous devez respecter les restrictions sur le ruban adhésif ci-dessus. Veuillez informer la direction du salon avant d’installer votre tapis ou revêtement si vous n’avez pas le bon ruban adhésif.

Vous pouvez acheter le ruban adhésif approuvé en ligne ici : https://www.echotape.com/fr-ca/

Restrictions relatives à l’installation des kiosques

Il est interdit de peindre, de clouer, de visser ou de percer les planchers, les murs ou toute autre partie de l’immeuble. Les exposants sont aussi responsables de toute tache d’huile ou de graisse et de tout autre dommage général aux tapis. Les exposants qui souhaitent poser leur propre revêtement de sol ne doivent pas le fixer directement au plancher de l’immeuble. Nous vous suggérons d’utiliser plutôt du papier de construction ou un ruban adhésif approuvé (CL-W6048 ou CL-W6048).

Démonstrations/distributions

Les présentoirs, les démonstrations ou la distribution de matériel publicitaire ne sont pas permis à l’extérieur de votre kiosque. Si vous utilisez de l’équipement audiovisuel, le volume doit être suffisamment faible afin de ne pas nuire aux exposants autour. Il n’est pas permis d’utiliser un microphone sans obtenir l’autorisation préalable de la direction.

Règlements relatifs aux incendies

Tout exposant souhaitant utiliser un combustible (tel que l’essence, l’huile, l’hélium gazeux ou le propane) dans l’espace d’exposition doit communiquer avec la direction du salon. Toutes les expositions et tous les matériels exposés doivent être à l’épreuve du feu pour être conformes aux lois fédérales, provinciales et locales en matière d’incendie.

National Event Management est tenue de respecter les règlements du Code de prévention des incendies de chaque ville. Nous nous réservons donc le droit de refuser tout matériel ou objet qui n’est pas conforme au Code. Si vous avez des questions ou si vous désirez obtenir de plus amples renseignements sur le Code de prévention des incendies, veuillez envoyer un courriel à dina@nationalevent.com.

Animaux sur le site

La politique de l’établissement interdit la présence d’animaux sur le site à moins qu’il ne s’agisse de chiens d’assistance. Une permission doit être obtenue de l’établissement pour toute exception. Veuillez communiquer avec Paula Juarez Lahore (paula@nationalevent.com) pour obtenir les formulaires nécessaires.

Ballons gonflés à l’hélium

Les ballons gonflés à l’hélium sont interdits dans la plupart des établissements. Il y a des frais de récupération importants (qui doivent être assumés par l’exposant) pour les ballons perdus. Veuillez communiquer avec Paula Juarez Lahore (paula@nationalevent.com) si vous souhaitez utiliser des ballons gonflés à l’hélium dans votre exposition.

Transport mécanique

Les moyens de transport mécaniques comme les voiturettes électriques, les scooters et les vélos ne sont pas autorisés dans les allées pendant les heures d’ouverture du salon. Les seules exceptions à cette règle s’appliquent aux personnes handicapées qui visitent le salon ou celles qui ont obtenu l’autorisation de la direction du salon.

Non-conformité

National Event Management se réserve le droit d’effectuer sans préavis des changements, des modifications et des ajouts aux règles et règlements jugés nécessaires pour le déroulement adéquat et efficace du salon. L’interprétation des règles et des règlements sera assurée par la direction du salon et le non-respect de ces règles et règlements pourrait conduire à l’expulsion de l’exposant fautif et/ou à la fermeture de son kiosque.

LIVRAISON D’ÉCHANTILLONS : 12 août au 25 octobre 2024

Si vous avez déjà organisé votre participation dans le programme de sacs d’échantillons et que vous avez besoin de détails ou d’informations sur la livraison, veuillez envoyer un courriel à estelle@nationalevent.com.

N’oubliez pas de bien indiquer LE SALON DE LA FEMME DE QUÉBEC sur vos colis. 

Les produits doivent être livrés après le 12 août et au plus tard le 25 octobre 2024. Assurez-vous que vos produits soient livrés avant la date limite car nous ne pouvons retarder le remplissage des sacs. Les produits livrés après la date limite, seront inclus seulement dans les sacs restants. Des frais d’expédition supplémentaires peuvent être appliqués si vos échantillons arrivent après la date limite.

Si vous êtes intéressé au programme de sacs d’échantillons et souhaitez y participer, veuillez contacter christine@nationalevent.com.

Les zones P9 et P10 sont dorénavant réservées exclusivement aux exposants. Le tarif de stationnement au Centre de foires – ExpoCité est de 15 $ par jour. Veuillez aviser le préposé au stationnement que vous êtes exposant pour recevoir 3 entrées gratuites par jour avec l’achat de votre billet de stationnement.

PLAN D’ACCÈS 
COMMENT VOUS RENDRE 

DATE LIMITE : 8 novembre 2024

Veuillez noter : ExpoCité ne possède pas de connexion WiFi gratuite.

Si vous souhaitez obtenir une ligne téléphonique, Internet ou WIFI dans votre kiosque, veuillez remplir votre demande par le biais du portail ci-dessous. 

COMMANDE TÉLÉPHONE / INTERNET / WIFI

Pour plus d’informations, veuillez contacter : 
ExpoCité 
Tél. : 418-691-7110 
Courriel : info@expocite.com

Tous les véhicules doivent respecter les horaires et procédures d’arrivée et de départ établis par la Direction du salon. Si vous souhaitez exposer un véhicule dans votre kiosque, veuillez communiquer avec Paula Juarez Lahore (paula@nationalevent.com) pour obtenir l’autorisation nécessaire et définir l’heure d’arrivée.

Les véhicules à moteur ou tout équipement fonctionnant avec l’essence qui seront présents dans votre kiosque doivent être munis d’un réservoir à essence pouvant être verrouillé et les batteries doivent être débranchées. Les réservoirs à essence ne doivent pas contenir plus de 1/3 de leur capacité en essence pour permettre au produit de prendre de l’expansion. Les véhicules qui ne peuvent être dotés d’un bouchon verrouillable devront au moins avoir un bouchon scellé de façon acceptable pour le service des incendies.

1. Tous les réservoirs à carburant de véhicules exposés doivent être complétement fermés et inaccessibles au public, à l’exception de réservoirs n’ayant jamais contenu de carburant.
2. Les réservoirs à carburant ne doivent pas être scellés avec du ruban adhésif car cela pourrait nuire au fonctionnement de la valve de sécurité.
3. Les réservoirs à carburant ne doivent être ni plein ni vide, mais peuvent être remplis au maximum au 1/3 de leur capacité.
4. Les batteries de voiture doivent être débranchées. Dans les cas de moteurs sans batterie, il faudra retirer les bougies d’allumage.
5. Il est interdit de démarrer les véhicules durant le salon.
6. L’inspecteur peut annuler le privilège de l’exposant à tout moment s’il estime que l’utilisation de l’équipement pose un risque pour la sécurité publique.  

Les exposants seront tenus responsables de tout dommage aux tapis (graisse, huile, dommages généraux, etc.).

Les exposants doivent fournir à la direction du salon une clé pour le véhicule, ainsi que le nom et le numéro de téléphone de la personne responsable du déplacement du véhicule.